Organiser une course locale implique de nombreuses décisions, mais l'une des plus sensibles reste le chronométrage : fiabilité, fluidité et restitution des résultats sont essentiels pour la satisfaction des coureurs et la crédibilité de l'événement. J'ai installé plusieurs fois des systèmes ChronoTrack pour des courses de village, des trails et des courses d'entreprise, et je vous livre ici ma méthode en 3 étapes faciles pour mettre en place un chronométrage performant sans vous prendre la tête.
Pourquoi choisir ChronoTrack ?
Avant de plonger dans la mise en place, quelques mots sur mon choix : ChronoTrack est une solution répandue en France et à l'international. Elle propose des puces RFID (souvent en format dossard ou bracelet), des mats de détection, une interface logicielle simple (ChronoTrack Live ou Race Manager selon les versions) et un support technique reconnu. Pour une course locale, l'atout principal est la combinaison fiabilité / simplicité : pas besoin d'être informaticien pour lancer un chrono propre.
Étape 1 — Préparation et matériel : lister, commander, tester
La clé d'un chronométrage sans stress, c'est la préparation. Avant le jour J, vérifiez tout ce dont vous aurez besoin et testez chaque élément.
Matériel indispensable :
- Puces RFID (passives ou actives selon le système ; pour ChronoTrack, les puces passives intégrées au dossard ou en bracelet sont courantes)
- Mat de détection (ou tapis de finish)
- Interface / boîtier de lecture (antennes, contrôleur)
- Ordinateur portable avec le logiciel ChronoTrack installé et licence activée
- Accès internet (pour ChronoTrack Live : idéal pour diffusion en temps réel, mais on peut fonctionner en local)
- Alimentation : batteries, onduleur ou générateur selon le site
- Câbles, multiprises, ruban adhésif gaffer et au moins une rallonge
- Imprimante (pour listes d'inscriptions, stickers ou étiquettes)
- Signalétique pour diriger les coureurs vers la ligne de départ/arrivée
Je vous conseille d'établir un tableau d'inventaire. Voici un exemple simple à garder avec vous :
| Élément | Quantité nécessaire | Statut |
|---|---|---|
| Puces RFID | +10% au nombre d'engagés | Commandé / Testé |
| Mat de détection | 1 (finish) + 1 (départ si besoin) | Prêt |
| Ordinateur + logiciel | 1 (+backup) | Installé |
| Batteries / Générateur | 1 kit | Chargé |
Tests à effectuer avant la course :
- Allumer et synchroniser les mats et l'ordinateur.
- Scanner plusieurs puces sur le mat à différentes vitesses (marche, jogging, sprint) pour vérifier la prise en compte.
- Faire une simulation de course avec des dossards-test pour vérifier la chaîne complète : détection -> enregistrement -> export.
- Tester la connexion internet et la diffusion ChronoTrack Live si vous la proposez aux participants.
Étape 2 — Installation sur site : positionnement, sécurité et fluidité
Le jour J, tout ce que vous avez préparé doit être reproduit sur le terrain, calmement mais efficacement. Voici mon rituel d'installation.
Positionnement des équipements :
- Placez le mat de finish sur une surface plane et stable. Si la course passe par un revêtement meuble (herbe, gravier), veillez à caler correctement le mat pour éviter les mouvements.
- Installez le mat complètement à plat et marquez les bords avec du ruban pour éviter que des bénévoles ou du matériel ne masquent la zone. Les coureurs doivent traverser entièrement le mat.
- Positionnez l'ordinateur et l'alimentation dans un poste abrité (tente, fourgon) à proximité, en limitant les câbles traversant les zones de passage.
- Préparez une zone d'arrivée matérialisée (bâches, cônes) pour éviter que des spectateurs bloquent le passage.
Configuration logicielle :
- Lancez ChronoTrack, ouvrez le module de gestion de course et vérifiez que les antennes/mats sont tous détectés.
- Importez la liste des inscrits si vous l'avez (CSV) pour que le logiciel associe les puces aux noms. Si vous utilisez des puces génériques non associées, préparez la table d'attribution au retrait des dossards.
- Activez la fonction Live si vous avez le débit internet suffisant — c’est très apprécié par les coureurs et leurs proches.
Organisation humaine :
- Désignez un responsable chronométrage (idéalement quelqu'un avec une formation ou que vous aurez briefé longuement).
- Préparez au moins 2 personnes pour la gestion des dossards/puces afin d'éviter les files d'attente.
- Prévoyez 1 ou 2 personnes dédiées au contrôle du passage sur le mat (pour attraper les aberrations, ramener un dossard mal placé, etc.).
- Anticipez le flux des premiers et derniers coureurs — les pics d'activité sont souvent au départ et à l'arrivée.
Étape 3 — Pendant et après la course : supervision, résolution de problèmes et restitution
La course en elle-même demande surtout de la surveillance et des réactions rapides face aux imprévus. Voici comment j'organise la supervision et le post-traitement des résultats.
Surveillance en temps réel :
- Gardez un œil sur les logs du logiciel : pertes de signal, lectures multiples, ou coureurs non détectés.
- Si un coureur franchit sans être enregistré, notez son numéro bib et l'heure manuelle (un bénévole à l'arrivée avec un bloc-note peut sauver la situation).
- Pour les courses avec plusieurs boucles, assurez-vous que les mats complémentaires (points intermédiaires) fonctionnent pour éviter les erreurs sur le nombre de tours.
Procédures de secours (à prévoir en amont) :
- Prévoir un second ordinateur préconfiguré prêt à prendre le relais.
- Avoir des puces supplémentaires et des dossards de remplacement si une puce est défectueuse.
- Prévoir une solution manuelle (tablette/feuille) pour relever les arrivées si le système tombe complètement en rade.
Après la course :
- Exportez immédiatement les résultats bruts et un backup de la base de données ChronoTrack.
- Traitez les cas manuels (arrivées notées à la main) et corrigez les doublons ou lectures fantômes.
- Pensez à communiquer les résultats provisoires sur les réseaux sociaux, puis à publier la version définitive sur votre site.
- Collectez le matériel, rechargez/contrôlez les batteries et assurez-vous de renvoyer ou stocker les puces selon le contrat avec ChronoTrack.
Quelques astuces pratiques que j'applique systématiquement :
- Étiquetez chaque câble et chaque élément du kit pour gagner du temps au rangement.
- Prévoyez un kit "réparations rapides" : ruban gaffer, colliers rilsan, ciseaux, power bank.
- Formez un bénévole référent à l'avance en lui donnant un petit guide imprimé des procédures d'urgence.
- Communiquez aux coureurs en amont (email/jour J) la manière dont fonctionne le chronométrage : où est la puce, comment positionner le dossard, l'importance de traverser le mat.
Enfin, côté budget : pour une course locale, les options varient grandement selon que vous louez le matériel ou passez par un prestataire ChronoTrack. Louer un pack de base (mat + lecteur + 200 puces) reste souvent la solution la plus économique si vous n'organisez qu'une fois par an. Si vous devenez organisateur régulier, envisager l'achat peut être rentable sur le long terme.