Organiser une manifestation sportive pour 500 personnes, c'est toujours un beau défi : l'ambiance est là, l'énergie aussi, mais la sécurité ne s'improvise pas. Je vous partage ici ma méthode pour construire un plan de sécurité clair, simple à appliquer et adaptable selon le lieu et la nature de votre événement. J'ai souvent été amenée à rédiger ces plans pour des courses, tournois et journées sportives, et je vous donne les étapes concrètes, les pièges à éviter et des outils pratiques pour vous faciliter la tâche.

Comprendre l'événement et le contexte

Avant tout, il faut cartographier précisément ce que vous organisez. Répondez aux questions suivantes :

  • Quel type d'événement ? (course, tournoi, démonstration, show sportif...)
  • Durée et horaires exacts (installation, événement, désinstallation)
  • Nombre de participants vs spectateurs : 500 personnes au total ? 500 participants + public ?
  • Profil du public : familles, jeunes, seniors, public sportifs, enfants ?
  • Lieu : site fermé (stade, gymnase) ou en plein air (parc, voie publique) ?
  • Contraintes spécifiques : accès pompiers, stationnement, proximité d’un plan d’eau, lignes électriques, transport en commun

Sur ces bases, on peut estimer les risques et définir les mesures nécessaires.

Évaluation des risques (analyse simple et opérationnelle)

Je privilégie une matrice pragmatique : identifier les dangers, estimer la probabilité et l’impact, puis décider des mesures. Voici une liste de risques fréquents pour 500 personnes :

  • Évacuation en cas d'incendie
  • Problèmes médicaux (crampes, déshydratation, traumatisme)
  • Affluence excessive aux points névralgiques (entrées, stands, tribunes)
  • Chutes, glissades, collisions
  • Comportements agressifs ou troubles à l'ordre public
  • Météo extrême (canicule, orage, vent fort)
  • Problèmes électriques ou panne de sonorisation

Attribuez à chaque risque une priorité (faible/moyen/élevé) et notez la mesure de prévention et la mesure corrective. Par exemple :

  • Risque : déshydratation — Prévention : points d'eau et affichage, Pré-correction : postes secours avec oxygène, glacettes
  • Risque : encombrement entrée — Prévention : barrières et file d’attente, Pré-correction : agents de sécurité pour réguler le flux

Organisation humaine : rôles et responsabilités

Rien ne remplace un organigramme clair. Définissez un responsable sécurité (qui porte le plan), un coordinateur secours, des chefs de zone, des agents d’accueil/contrôle et un responsable des communications. Voici un tableau type que j'utilise pour la répartition des rôles :

Fonction Nombre conseillé Responsabilités principales
Responsable Sécurité 1 Validation du plan, contact autorités, coordination générale
Coordinateur Secours 1 Gestion des incidents médicaux, liaison avec SAMU/SDIS
Chefs de zone 3-4 Supervision des entrées, tribunes, zone animation, logistique
Agents de sécurité / bénévoles formés 10-20 Contrôle des flux, interventions initiales, prévention
Poste secours (SST / Croix-Rouge / SMUR selon besoin) 1 poste Prise en charge des blessés, évacuation vers hôpital

Pour 500 personnes, comptez au minimum 10 agents (sécurité + bénévoles formés) et un poste secours. Si votre événement implique du public jeune ou des activités à risque, augmentez ces effectifs.

Plans et signalétique

Un bon plan de sécurité doit comporter des cartes claires :

  • Plan général du site (entrées/sorties, postes secours, extincteurs, zones interdites)
  • Flux piétons recommandés, sens de circulation
  • Zonage (public, staff, VIP, zone compétition)
  • Position des radios, point de coord, poste de commandement

Imprimez ces plans en grand format et distribuez-les aux chefs de zone. Je recommande aussi d'avoir une version numérique photos/plan sur WhatsApp ou Google Drive accessible à l'équipe.

Communication d'urgence

Définissez un protocole clair :

  • Numéros d'urgence affichés (112/15/18) et contacts locaux (police municipale, pompiers)
  • Liste de contacts internes : Responsable sécurité, coordinateur secours, logistique, technique
  • Moyens de communication : talkies-walkies (ex. Motorola), téléphone portable avec batterie externe, application de groupe
  • Procédure d'alerte au public : micro/sonorisation, SMS via Eventbrite/Weezevent si inscriptions en ligne, panneaux lumineux si disponibles

Scénarios d'incidents et procédures

Rédigez des fiches brevets avec étapes à suivre (qui fait quoi) pour les incidents fréquents :

  • Cas médical léger : prise en charge par premier intervenant, transfert au poste secours
  • Cas médical grave : alerter le SAMU/15, sécuriser la zone, faciliter l'accès des secours
  • Évacuation : point de rassemblement, qui annonce, fermeture des accès, comptage des personnes
  • Violence ou intrusion : isolation de la zone, appel police, mise à l'abri des témoins

Chaque fiche doit indiquer le déclencheur de l'alerte, le contact prioritaire et l'emplacement du matériel nécessaire (trousse secours, défibrillateur).

Matériel recommandé

  • Trousse de secours complète + brancard pliable
  • Défibrillateur automatisé externe (DAE) si le site n'en possède pas — marques courantes : Philips HeartStart, Zoll
  • Extincteurs appropriés et signalés
  • Talkies-walkies avec canaux dédiés (Motorola, Midland)
  • Gilets fluo pour l'équipe, barrières modulaires, rubalise

Coordination avec les autorités et les partenaires

Contactez la mairie, la police municipale et les services incendie au plus tôt : ils peuvent imposer des prescriptions (plan de circulation, limitation de capacité, plan de secours). Si l'événement est sur la voie publique, la préfecture peut exiger une déclaration ou une autorisation.

Pensez aussi aux partenaires techniques : prestataire son/éclairage, gardiennage, société de nettoyage. Chacun doit connaître les règles de sécurité et ses obligations.

Formation et répétition

J'organise toujours une réunion de pré-événement et une répétition générale pour l'équipe : briefing des chefs de zone, simulation d'un scénario (ex. malaise grave) et vérification des équipements. Une heure de répétition vaut souvent plusieurs heures de correction après coup.

Documents à prévoir et partager

  • Le plan de sécurité (PDF) remis aux autorités et à votre équipe
  • Fiches postes pour chaque intervenant
  • Liste des contacts d'urgence
  • Plan d'évacuation et carte du site
  • Registre des incidents (pour capitaliser après l'événement)

Si vous le souhaitez, je peux vous envoyer une fiche organisatrice type au format PDF (check-list, plan de site vierge, fiches postes) que j'utilise pour mes événements. Indiquez-moi le type d'événement et je l'adapte à votre configuration.