Comment créer une fiche organisatrice complète pour un tournoi de football amateur

Organiser un tournoi de football amateur, c'est un équilibre entre logistique millimétrée et imprévus à gérer avec sang-froid. Pour éviter que tout parte dans tous les sens le jour J, j'ai toujours travaillé avec une fiche organisatrice complète et adaptable. Voici mon modèle détaillé — pensé pour être pratique, imprimable et partagé avec vos bénévoles et partenaires.

Pourquoi une fiche organisatrice ?

J'insiste toujours sur ce point : une bonne fiche permet de gagner du temps, de limiter les erreurs et d'offrir une expérience fluide aux équipes et au public. Elle centralise toutes les informations essentielles (planning, matériel, contacts, sécurité) et sert de référence unique. Quand tout le monde consulte la même fiche, on évite les doubles réponses et les trous dans l’organisation.

Les informations essentielles en tête de fiche

• Nom du tournoi et date(s)
• Lieu précis (nom du stade, adresse, coordonnées GPS)
• Horaires d’ouverture et de fermeture du site
• Public visé (catégories d’âge, mixte, vétérans, loisir)
• Responsable principal et responsables suppléants avec numéros de téléphone
• Nombre d’équipes attendues et format du tournoi (poules, élimination directe, durée des matchs)
• Contact urgence (SAMU, pompiers, police locale) et contact sécurité interne

Planification et rétroplanning

Je découpe toujours l'organisation en étapes claires avec des dates butoirs. Voici les jalons que je place systématiquement sur ma fiche :

• J-90 : validation du budget et réservation du terrain
• J-60 : ouverture des inscriptions, démarchage sponsors
• J-30 : finalisation du planning des matchs et commande du matériel
• J-14 : briefing des arbitres et des bénévoles
• J-3 : vérification logistique complète (signalétique, sonorisation, stands)
• Jour J : check-list matin/avant l’ouverture, déroulé horaire

Budget et ressources

Le budget est souvent l’angle le plus négligé. Sur la fiche, j’ai une section dédiée au budget prévisionnel et au suivi des dépenses :

Je recommande aussi d’indiquer les sources de financement : inscriptions, sponsors, subventions, buvette. Pour la billetterie ou inscriptions en ligne, j’utilise parfois Eventbrite ou des formulaires Google Forms pour garder une traçabilité facile.

Plan du site et logistique

Sur la fiche, je trace un plan simple du site avec :

• Entrée(s) et sortie(s)
• Zone d’accueil / point d’information
• Terrains et zones d’échauffement
• Zone arbitrage
• Buvette / restauration
• Toilettes et postes de secours
• Parking et accès livraisons

Un plan clair évite les pertes de temps le jour J et facilite le placement des panneaux de signalisation. Pensez à une signalétique visible (panneaux imprimés A3/A4), et à prévoir une balise ou une tente identifiable pour l’accueil.

Équipe et rôles

Définir qui fait quoi est primordial. J’inscris sur la fiche les noms, fonctions et créneaux de disponibilité des bénévoles :

• Responsable terrain
• Responsable arbitrage
• Responsable sécurité
• Responsable buvette
• Accueil / inscriptions
• Animateur / speaker

Je laisse aussi une ligne pour le plan B en cas d’absence (qui remplace qui) et pour les numéros de téléphone. Un groupe WhatsApp ou Telegram dédié facilite la communication rapide le jour J.

Programme des matchs (exemple)

J’insère un tableau horaire simple pour chaque terrain. Voici un exemple que j’imprime et affiche :

Prévoyez toujours des marges de 5 à 10 minutes entre les matchs pour gérer les retards et les remises en place du matériel.

Sécurité et santé

La sécurité n’est pas négociable. Sur ma fiche, j’affiche :

• Plan de secours (point de rassemblement, itinéraire pompiers)
• Emplacement de la trousse de secours et du défibrillateur (DAE) si présent
• Procédure en cas de blessure grave
• Contacts secouristes / pompiers / SAMU
• Règles sanitaires (eau potable, hygiène buvette)

Si votre tournoi est affilié à une fédération, vérifiez les obligations d’assurance et de présence d’un personnel médical. Pour de petits tournois, je recommande de former au moins un bénévole aux gestes de premiers secours (PSC1).

Communication et inscriptions

Sur la fiche, notez le canal principal d’inscription (email, formulaire, application) et le message type à envoyer aux équipes. J’inclus aussi :

• Modèle de mail de confirmation
• Informations à demander (nom équipe, joueurs, licence si nécessaire, contact responsable)
• Plan de communication (affiches, réseaux sociaux, contact presse locale)

Une astuce que j’utilise : préparer des modèles pour Facebook/Instagram et une affiche A4 avec QR code vers le formulaire d’inscription (utilisez Canva pour un rendu rapide et propre).

Matériel et check-list jour J

Voici la check-list que je coche le matin même :

• Ballons (nombre + gonflés)
• Chasubles / plots / filets
• Table de marque / chronomètres
• Sifflets et cartons pour arbitres
• Tentes, tables, chaises pour accueil et buvette
• Sonorisation et micro pour speaker
• Générateur électrique ou rallonges si nécessaire

Je laisse un espace sur la fiche pour noter les éléments manquants le jour J et la personne en charge de les récupérer.

Récompenses et bilan

Enfin, prévoyez sur la fiche :

• Liste des récompenses (trophées, médailles, coupes, bons d’achat)
• Remerciements prévus pour sponsors et bénévoles
• Planification du débrief post-événement (date et support : réunion, Google Doc)

Le debrief est mon arme secrète pour progresser : j’y consigne les retours, ce qui a fonctionné, et les points à améliorer pour la prochaine édition.

Si vous le souhaitez, je peux vous fournir une fiche organisatrice au format Word ou PDF, prête à imprimer, avec les sections ci-dessus déjà structurées. Dites-moi le format que vous préférez et le nombre d’équipes attendu — je l’adapte rapidement à votre tournoi.