Quand j’organise un événement, l’un des sujets qui revient systématiquement est : comment fixer un prix juste et attractif pour les stands exposants ? Trop élevé, et vous perdez des exposants ; trop bas, et vous bradez la valeur de votre événement. Voici ma méthode pragmatique, issue de plusieurs années de coordination, pour élaborer une grille tarifaire claire, défendable et qui maximise à la fois vos revenus et la satisfaction des exposants.

Commencer par définir vos coûts réels

Avant toute chose, il faut connaître votre point de rupture. Je liste systématiquement tous les coûts liés aux stands, directs et indirects :

  • location d’espace (si vous louez le lieu par m² ou par forfait) ;
  • mobilier et structures (cloisons, tables, chaises, moquette) ;
  • logistique (montage/démontage, nettoyage, gardiennage) ;
  • technique (électricité, éclairage, connectivité, son) ;
  • sécurité et assurance responsabilite civile ;
  • personnel (accueil, hôtesses, techniciens) ;
  • marketing (visibilité des exposants, plan, signalétique) ;
  • frais administratifs et commission éventuelle des plateformes de paiement).

    • Je calcule ces coûts par mètre carré et par stand standard. Ensuite, j’ajoute une marge cible (souvent entre 20 et 40 %) pour couvrir l’incertitude et contribuer au budget événementiel global.

    Évaluer la valeur perçue par l’exposant

    Le prix ne devrait pas se baser uniquement sur les coûts. Il faut aussi estimer ce que le stand apporte à l’exposant : visibilité, leads, ventes directes, image de marque. Pour cela, je me pose ces questions :

  • Quel est le profil du public (qualité et volume) ?
  • Quel est le taux de fréquentation attendu ?
  • Y a-t-il des animations, conférences ou matches qui garantissent du flux devant certains stands ?
  • Est-ce que l’organisateur propose des outils de matchmaking ou de prise de rendez-vous ?
  • Existe-t-il un fichier d’inscrits pré-qualifiés fourni aux exposants ?

    • Un exposant sportif ou une marque grand public valorisera différemment le même emplacement. C’est pourquoi je crée des niveaux de prix selon la qualité d’emplacement et les services associés.

    Structurer une grille tarifaire par paliers

    Ma grille s’organise généralement en trois axes : emplacement, surface et services inclus. Voici une grille d’exemple que j’utilise comme modèle :

    Type Surface Emplacement Services inclus Prix indicatif
    Pack Essentiel 3 m² Allée standard Table, 2 chaises, 1 prise 500W, signalétique 300 €
    Pack Visibilité 6 m² Angle / proche scène Mobilier, 2 prises 1kW, lumière, logo sur plan 650 €
    Pack Premium 12 m² Zone premium (accès principal) Stand personnalisé, 3kW, connexion dédiée, 2 passes VIP 1 500 €

    Je joins toujours une légende expliquant ce qui est compris/exclu pour éviter les malentendus (ex : mobilier extra, nettoyage quotidien, frais de montage).

    Offrir des options et des add-ons

    Les exposants aiment la flexibilité. Plutôt que d’afficher des prix tout compris uniquement, je propose des add-ons clairs :

  • électricité supplémentaire par kilowatt ;
  • nettoyage quotidien ;
  • fourniture d’un mobilier premium (comptoir, étagères) ;
  • présence d’hôtes/hôtesses ;
  • pack communication (post sur les réseaux de l’événement, newsletter, bannière dédiée) ;
  • emplacement magasin éphémère ou pop-up.

    • Cela permet de garder un prix d’appel attractif et d’augmenter le panier moyen par exposant.

    Réductions, early birds et fidélisation

    Pour accélérer les inscriptions, j’utilise des stratagèmes éprouvés :

  • Early bird : -15 à -20 % pour toute réservation 3 à 6 mois à l’avance ;
  • Réduction fidélité : -10 % pour un exposant revenant de l’édition précédente ;
  • Pack association : tarif réduit pour les partenaires ou associations locales ;
  • Remises quantitatives : 3 stands achetés = 1 offert ou tarif dégressif par m² pour grands espaces.

    • Ces remises ne doivent pas cannibaliser votre marge. Je fixe un plancher en valeur absolue en dessous duquel je ne descends pas.

    Prendre en compte la saisonnalité et le contexte

    Un événement sportif en période de compétition majeure (ex : saison pré-olympique) peut légitimement augmenter ses tarifs. À l’inverse, les week-ends pluvieux ou les dates concurrentes obligent parfois à être plus compétitifs. J’analyse aussi les tarifs du marché local : que proposent les salons concurrents ? Quels sont les prix pratiqués par des foires similaires ?

    Transparence contractuelle et conditions pratiques

    Rien ne remplace un contrat clair. Mes indispensables :

  • date limite de paiement et pénalités ;
  • politique d’annulation et de remboursement (p.ex. remboursement partiel jusqu’à X jours) ;
  • description précise de l’espace, plan et photos si possible ;
  • conditions techniques (heures de montage/démontage, accès véhicules) ;
  • obligations d’assurance et sécurité ;
  • clause sur la répartition des stands en cas de force majeure.

    • La transparence réduit les litiges et facilite la relation commerciale.

    Négociation et argumentaire commercial

    En rendez-vous, je présente toujours des données concrètes : profil du public, chiffres d’audience, retombées presse des éditions précédentes et témoignages d’exposants satisfaits. J’explique aussi les retours sur investissement possibles (leads, ventes directes, contacts premium). Voici quelques phrases qui fonctionnent :

  • « Votre positionnement correspond parfaitement à notre public X, nous pouvons garantir un trafic ciblé. »
  • « En ajoutant le pack communication, vous doublerez votre visibilité digitale avant l’événement. »
  • « Pour un partenariat de visibilité prolongée, nous offrons des contreparties sur place et en ligne. »

    • Si un exposant négocie trop, j’essaie de compenser par des services (visibilité) plutôt que de baisser le prix de base.

    Mesurer et ajuster après l’événement

    Après chaque édition, je fais un bilan exposants : taux de satisfaction, leads recensés, problématiques remontées, points d’amélioration. Ces données me servent à ajuster la grille l’année suivante. Si un pack est systématiquement déserté, il faut revoir le rapport prix/services. Si un emplacement génère plus de leads, il justifie une hausse.

    En appliquant cette méthode — coûts réels, valeur perçue, palette d’offres, transparence contractuelle et ajustement post-événement — vous aurez une grille tarifaire crédible et attractive. Si vous souhaitez, je peux vous préparer un modèle Excel de tarification adapté à votre prochain événement ; dites-moi la taille du salon et le profil des exposants, et je vous l’envoie.